Adnotacja do CV w latach 2025/2026 nadal jest istotnym elementem formalnym w procesie rekrutacji – bez niej część pracodawców nie będzie mogła legalnie wykorzystać wszystkich danych z Twojego życiorysu, zwłaszcza zdjęcia, zainteresowań czy linków do profili społecznościowych.

Adnotacja do CV – aktualne wzory i zasady stosowania klauzuli RODO

Adnotacja do CV to dobrowolna, ale wymagana przez pracodawców zgoda na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji. Najprostsza formuła brzmi: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

Adnotacja do CV – dlaczego jest wymagana w rekrutacji?

Po wejściu w życie RODO w 2018 roku oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych zmieniły się zasady przetwarzania danych kandydatów. Obecnie, w latach 2025/2026, rekruterzy muszą bardzo precyzyjnie wykazać, że mają podstawę prawną do wykorzystania informacji znajdujących się w CV.

Teoretycznie już samo przesłanie CV w odpowiedzi na ogłoszenie traktowane jest jako dorozumiana zgoda na przetwarzanie podstawowych danych, potrzebnych do przeprowadzenia danej rekrutacji. W praktyce adnotacja do CV jest jednak wymagana przez wielu pracodawców i systemy rekrutacyjne ATS – zwłaszcza wtedy, gdy w dokumencie umieszczasz dane wykraczające poza minimum z Kodeksu pracy, na przykład zdjęcie, zainteresowania, link do profilu w mediach społecznościowych czy informacje o stanie cywilnym.

Adnotacja w CV pełni więc podwójną rolę. Z jednej strony porządkuje kwestie prawne – jasno pokazuje, na co się zgadzasz. Z drugiej, chroni pracodawcę przed zarzutem, że przetwarza dane bez podstawy prawnej i bez Twojej świadomej zgody.

Gotowe wzory adnotacji do CV

Wzory adnotacji do CV możesz dopasować do swoich potrzeb – inny zapis zastosujesz, gdy interesuje Cię wyłącznie bieżąca rekrutacja, a inny, gdy chcesz pozwolić firmie na kontakt także przy kolejnych naborach.

Bardzo często pracodawcy w treści ogłoszenia podają własną, narzuconą klauzulę do wklejenia w CV. W takiej sytuacji najlepiej skorzystać dokładnie z tej formuły – nawet jeżeli masz już swój standardowy zapis. Systemy ATS potrafią odrzucić dokument, w którym brakuje wymaganej treści, dlatego różnice choćby w jednym zdaniu mogą spowodować, że Twoja aplikacja nie zostanie w ogóle przeanalizowana.

Wzór podstawowy

Najprostsza, uniwersalna adnotacja do CV, odpowiednia dla jednej, konkretnej rekrutacji, może brzmieć tak:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

Taki zapis jasno wskazuje odbiorcę danych (konkretną firmę) oraz cel ich przetwarzania (bieżąca rekrutacja), co spełnia wymogi RODO w typowej sytuacji, gdy wysyłasz CV na jedno stanowisko.

Wzór rozszerzony (przyszłe rekrutacje)

Jeżeli chcesz, aby Twoje dokumenty mogły być wykorzystane również w kolejnych naborach, zastosuj wersję rozbudowaną. Możesz skopiować poniższą formułę i uzupełnić nazwę pracodawcy:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko oraz prowadzonych w przyszłości procesów rekrutacyjnych.

Taka adnotacja do CV pozwala firmie legalnie przechowywać Twoje CV po zakończeniu aktualnej rekrutacji i ponownie się z Tobą skontaktować, gdy pojawi się nowe, dopasowane stanowisko. Pamiętaj, że zgodę możesz w każdej chwili wycofać.

Wzór z pełną podstawą prawną

Niektóre osoby wolą od razu odwołać się do konkretnych aktów prawnych. Wtedy przyda się pełna, bardziej formalna adnotacja do CV:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

W razie potrzeby możesz rozszerzyć ją o przyszłe rekrutacje, dopisując na końcu zdanie w stylu: „oraz przyszłych procesów rekrutacyjnych”. Sam wybór wersji – krótkiej czy rozbudowanej – ma mniejsze znaczenie niż to, aby treść była aktualna i odpowiadała Twojej rzeczywistej woli.

Adnotacja do CV po angielsku i niemiecku

Jeśli aplikujesz do międzynarodowych firm, przyda Ci się adnotacja do CV w języku obcym. W odniesieniu do GDPR (angielska nazwa RODO) możesz użyć takich formuł:

Wersja po angielsku – rekrutacja bieżąca:

I consent to the processing of my personal data by [company name] for the purpose of the recruitment process for the position I am applying for, in accordance with the GDPR (EU Regulation 2016/679).

Wersja po angielsku – rekrutacja bieżąca i przyszłe procesy:

I consent to the processing of my personal data by [company name] for the purpose of the current recruitment process and any future recruitment processes, in accordance with the GDPR (EU Regulation 2016/679).

Wersja po niemiecku – rekrutacja bieżąca:

Ich bin damit einverstanden, dass meine in meinem Lebenslauf enthaltenen personenbezogenen Daten von [Name des Unternehmens] zum Zweck des Bewerbungsverfahrens gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden.

Tak przygotowana adnotacja do CV po angielsku lub niemiecku jest zrozumiała dla rekruterów w całej Unii Europejskiej i powołuje się bezpośrednio na obowiązujące rozporządzenie.

Jak powinna wyglądać prawidłowa adnotacja do CV?

Dobra adnotacja do CV powinna jasno odpowiadać na trzy pytania: kto może przetwarzać dane, w jakim celu oraz jak długo może to robić. Z perspektywy kandydata najważniejsze jest, aby:

• wskazać nazwę firmy lub grupy kapitałowej, do której wysyłasz CV,
• określić, czy zgoda dotyczy tylko bieżącej, czy także przyszłych rekrutacji,
• użyć prostego, zrozumiałego języka, bez skomplikowanych zwrotów prawniczych,
• unikać pustych formułek, których sam nie rozumiesz.

Jeśli ogłoszenie zawiera własny wzór zgody, zwykle najlepiej jest zastosować właśnie ten wariant – o ile jasno określa on zakres przetwarzania danych i nie obejmuje obszarów, na które nie chcesz się godzić.

Jakie dane z Kodeksu pracy może przetwarzać pracodawca?

To, jakie dane kandydata do pracy mogą być przetwarzane na podstawie przepisów, określa Kodeks pracy. Zgodnie z nim pracodawca może żądać i przetwarzać bez dodatkowej zgody takie informacje jak:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Takie dane mogą być przetworzone niezależnie od tego, czy w dokumencie pojawia się adnotacja do CV, czy nie. Wynika to wprost z przepisów prawa pracy, które wskazują zakres danych niezbędnych do oceny Twoich kompetencji jako kandydata.

Jednocześnie w praktyce w życiorysie podajemy znacznie więcej informacji. Często pojawiają się tam umiejętności miękkie, zainteresowania, linki do portali społecznościowych, informacja o stanie cywilnym, a nawet zdjęcie. Te elementy nie są już wymagane przez Kodeks pracy, a ich przetwarzanie wymaga wyraźnej zgody. Właśnie tu wchodzi w grę dobrze napisana adnotacja do CV.

Gdzie i jak umieścić adnotację w CV?

Zastosowanie prawidłowej treści to jedno, a właściwe miejsce w dokumencie – drugie. Rekruterzy zwykle szukają zgody w dolnej części życiorysu, dlatego najczęściej rekomenduje się, aby umieścić adnotację do CV w stopce dokumentu. Dzięki temu nie zaburza ona układu najważniejszych sekcji, takich jak doświadczenie, wykształcenie czy umiejętności.

Takie położenie ma kilka zalet. Po pierwsze, zgoda jest łatwa do znalezienia – rekruter instynktownie zerka na dół dokumentu. Po drugie, nie odciąga uwagi od treści merytorycznych. Po trzecie, zamyka CV w elegancki sposób, nadając mu bardziej profesjonalny charakter.

Bardzo ważny jest także wygląd tekstu adnotacji. W praktyce sprawdza się kilka prostych zasad formatowania:

• rozmiar czcionki – w rozbudowanych CV około 6–8 punktów, w dokumentach jednostronicowych zwykle 8–9 punktów,
• krój pisma – prosty font bezszeryfowy, na przykład Arial lub Calibri, spójny z resztą dokumentu,
• brak wyróżnień – tekst zgody bez pogrubień, podkreśleń i kolorów, z zachowaniem czytelnych odstępów między wierszami.

Tak przygotowana adnotacja jest czytelna, ale nie konkuruje wizualnie z nazwami stanowisk czy sekcją doświadczenia zawodowego.

Pojawia się czasem pytanie: czy adnotacja powinna widnieć w każdym CV, nawet jeśli ogłoszenie nic o niej nie wspomina? W świetle przepisów wystarczy sam fakt wysłania dokumentu, ale w realiach rekrutacji w latach 2025/2026 bezpieczniej jest zawsze dodać aktualną formułę – zwłaszcza że zajmuje ona niewiele miejsca, a pozwala uniknąć problemów formalnych.

Dlaczego stara adnotacja do CV jest nieaktualna?

Do dziś w obiegu funkcjonuje stary wzór zgody, odwołujący się do ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. Wiele osób ma go zapisane w starych plikach lub kopiuje z nieaktualnych poradników w internecie. Czy użycie tej formuły w CV w latach 2025/2026 jest dobrym pomysłem?

Nieaktualny zapis opierał się na uchylonych przepisach i nie uwzględnia RODO ani ustawy z 10 maja 2018 r.. W konsekwencji część pracodawców traktuje taki zapis jako błąd formalny. W nowoczesnych systemach ATS, które automatycznie analizują dokumenty, obecność odniesienia do ustawy z 1997 roku może nawet spowodować natychmiastowe odrzucenie aplikacji lub oznaczenie jej jako niespełniającej wymogów ogłoszenia.

Stosowanie starej adnotacji do CV rodzi też wątpliwości prawne: kandydat niby wyraża zgodę, ale powołuje się na nieistniejące już regulacje. Dlatego w aktualnym CV nie należy korzystać z formuł zawierających sformułowanie typu: „zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych…”. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest jedna z aktualnych wersji podanych wyżej.

Prawa kandydata a ochrona danych w CV

RODO przyznało osobom, których dane są przetwarzane, szereg konkretnych uprawnień. W kontekście rekrutacji oznacza to, że nawet jeśli dodałeś adnotację do CV, nie tracisz kontroli nad swoimi informacjami. Kandydat ma między innymi:

• prawo dostępu do danych – możesz zwrócić się do firmy z pytaniem, jakie Twoje dane przetwarza, w jakim celu i jak długo je przechowuje,
• prawo do sprostowania danych – jeżeli zauważysz błąd w nazwisku, adresie e‑mail czy historii zatrudnienia, masz prawo żądać poprawy,
• prawo do usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – możesz domagać się skasowania swoich danych, na przykład po zakończeniu rekrutacji, jeśli nie chcesz, by były przechowywane na potrzeby przyszłych naborów,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz poprosić, aby firma wykorzystywała Twoje dane tylko w bardzo wąskim zakresie, np. wyłącznie do trwającego procesu,
• prawo do wycofania zgody – w każdym momencie możesz cofnąć udzieloną wcześniej zgodę, a pracodawca powinien niezwłocznie zaprzestać dalszego wykorzystywania Twoich danych w zakresie objętym tą zgody.

Co istotne, wycofanie zgody nie działa wstecz. Legalne działania podjęte przed odwołaniem pozostają zgodne z prawem, ale od chwili wycofania firma musi ograniczyć lub zakończyć przetwarzanie danych w zakresie, którego dotyczyła zgoda.

Istotna jest również kwestia okresu przechowywania CV po zakończeniu rekrutacji. Jeżeli w adnotacji zgadzasz się tylko na bieżący proces, pracodawca co do zasady powinien usunąć Twoje dane, gdy nabór zostanie zakończony i wybrane zostaną osoby do zatrudnienia. W praktyce – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji – firma może jednak zachować dokumenty aplikacyjne przez określony czas, żeby móc bronić się przed ewentualnymi roszczeniami, na przykład zarzutem dyskryminacji. Okres ten powinien być rozsądny, jasno opisany w obowiązku informacyjnym RODO i nie może być pretekstem do nieograniczonego wykorzystywania CV w przyszłych rekrutacjach bez Twojej wyraźnej zgody.

Jeżeli uważasz, że Twoje dane są używane w sposób sprzeczny z przepisami, zawsze możesz zwrócić się do administratora danych o wyjaśnienia, a w ostateczności złożyć skargę do organu nadzorczego. Świadomość tych praw pomaga spokojniej podchodzić do kwestii udzielania zgód w CV.