Koszt założenia spółki z o.o. zależy przede wszystkim od sposobu rejestracji. W systemie S24 podstawowe opłaty urzędowe zaczynają się od 250 zł plus PCC, a przy umowie zawieranej u notariusza trzeba doliczyć opłatę sądową 500 zł, taksę notarialną i wypisy aktu. S24 jest tańsze, natomiast notariusz pozwala dopasować umowę do relacji między wspólnikami.
Koszty założenia spółki z o.o. – S24 i notariusz
W obu wariantach spółka musi zostać wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego. Różnica polega na sposobie zawarcia umowy. W S24 wspólnicy korzystają z elektronicznego wzorca, a przy rejestracji przez Portal Rejestrów Sądowych najpierw podpisują indywidualną umowę w formie aktu notarialnego.
Poniższe zestawienie obejmuje podstawowe koszty rejestracyjne. Nie uwzględnia kapitału zakładowego, ponieważ minimalne 5000 zł nie jest opłatą za rejestrację, lecz środkami wnoszonymi do spółki.
| Rodzaj kosztu | S24 | Notariusz i PRS |
|---|---|---|
| Opłata sądowa za wpis do KRS | 250 zł | 500 zł |
| Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym | Opłata zniesiona | Opłata zniesiona |
| Podatek PCC | 0,5% podstawy opodatkowania, płatny przez wspólników | 0,5% podstawy opodatkowania, pobierany przez notariusza |
| Taksa notarialna | Nie występuje | Zależna od kapitału zakładowego |
| Wypisy aktu notarialnego | Nie występują | Zależne od liczby stron i wypisów |
| Obsługa prawna | Opcjonalna | Opcjonalna, częściej uzasadniona |
PCC jest obowiązkowy w obu trybach. Jego wysokość wynika z wartości kapitału zakładowego, przy czym podstawę można pomniejszyć o określone koszty związane z zawarciem umowy i rejestracją. Przy minimalnym kapitale zakładowym podatek wynosi orientacyjnie około 25 zł, ale dokładna kwota zależy od przyjętej podstawy opodatkowania.
Co obejmuje koszt rejestracji przez S24?
S24 sprawdza się przy prostej strukturze wspólników i standardowej umowie. Nie ma kosztu aktu notarialnego ani wypisów, a dokumenty podpisuje się elektronicznie. Można użyć profilu zaufanego, podpisu osobistego albo podpisu kwalifikowanego. Ten ostatni może oznaczać dodatkowy wydatek, jeśli wspólnicy nie mają go już do innych celów.
Do kosztów należy doliczyć ewentualną opłatę operatora płatności oraz wynagrodzenie osoby, która przygotuje i złoży dokumenty. Pomoc prawnika lub biura rachunkowego jest dobrowolna. Przy samodzielnej rejestracji zasadniczy koszt stanowi opłata sądowa i PCC.
Wzorzec S24 ogranicza jednak treść umowy. W szczególności:
- Nie pozwala na wniesienie aportu, czyli wkładu niepieniężnego.
- Ogranicza możliwość tworzenia niestandardowych postanowień umowy.
- Nie daje pełnej swobody w regulowaniu uprzywilejowania udziałów i głosów.
- Nie pozwala kompleksowo uregulować dopłat, zasad wyjścia wspólnika ani mechanizmów rozwiązywania konfliktów.
Kiedy wybrać umowę u notariusza?
Rejestracja przez PRS z umową zawartą u notariusza kosztuje więcej, ale pozwala zapisać w umowie rozwiązania dopasowane do konkretnego przedsięwzięcia. Maksymalna taksa notarialna zależy od wartości kapitału zakładowego. Przy kapitale 5000 zł wynagrodzenie za sporządzenie umowy wynosi około 195 zł brutto według podawanych stawek, a do tego dochodzą wypisy oraz ewentualne dodatkowe czynności.
W praktyce koszt notarialny zależy także od liczby stron umowy i liczby potrzebnych wypisów. Przy większej liczbie wspólników lub rozbudowanej umowie wypisy mogą istotnie zwiększyć rachunek. Trzeba również uwzględnić opłatę sądową 500 zł oraz PCC.
Notariusz lub indywidualna pomoc prawnika jest szczególnie uzasadniona, gdy:
- Wspólnicy chcą wnieść do spółki nieruchomość, przedsiębiorstwo, know-how albo inny aport.
- Umowa ma określać zasady sprzedaży udziałów, pierwszeństwa ich nabycia lub wyjścia ze spółki.
- Potrzebne są szczególne zasady reprezentacji, powoływania zarządu albo podziału uprawnień.
- Wspólnicy mają różny poziom zaangażowania, a spółka ma zabezpieczać ich interesy na wypadek konfliktu.
Wyższy koszt na starcie może być uzasadniony, jeśli późniejsza zmiana umowy wymagałaby ponownego udziału notariusza i dodatkowych opłat. Przy prostym projekcie jednoosobowym lub niewielkiej działalności taki wydatek często nie jest potrzebny.
Jakie koszty mogą pojawić się dodatkowo?
Poza opłatami urzędowymi i notarialnymi trzeba uwzględnić wynagrodzenie za przygotowanie umowy, konsultację prawną albo pełną obsługę rejestracji. Kwoty są rynkowo zróżnicowane. Prosta pomoc przy S24 może kosztować od kilkuset złotych, natomiast indywidualna umowa z rozbudowanymi zabezpieczeniami może oznaczać wydatek od około 1000 zł netto do kilku tysięcy złotych.
Jeżeli wspólnicy nie korzystają z profilu zaufanego, mogą ponieść koszt podpisu kwalifikowanego. Po rejestracji dochodzi też księgowość. Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe, dlatego stała obsługa księgowa jest zwykle wyższa niż przy najprostszych formach jednoosobowej działalności. Jej wysokość zależy między innymi od liczby dokumentów i skali operacji.
Kapitał zakładowy w wysokości co najmniej 5000 zł należy traktować osobno. Nie jest on opłatą, która przepada, lecz wkładem wspólników do majątku spółki. W S24 wkłady wnoszone przy zawarciu umowy mają charakter pieniężny. Wkłady niepieniężne wymagają indywidualnej umowy zawartej w formie aktu notarialnego.
Jak przebiega wybór trybu rejestracji?
Przed złożeniem wniosku warto przejść przez kilka podstawowych decyzji:
- Ustal wysokość kapitału zakładowego, podział udziałów i skład zarządu.
- Sprawdź, czy planowane zapisy mieszczą się we wzorcu S24.
- Wybierz S24 albo umowę indywidualną u notariusza i przygotuj podpisy elektroniczne lub wizytę w kancelarii.
- Opłać PCC oraz koszty rejestracji i złóż wniosek do KRS.
Najniższy koszt osiągniesz zwykle przy samodzielnym S24, prostych postanowieniach i profilu zaufanym. Jeżeli jednak spółka ma kilku wspólników, przewidujesz aport albo chcesz szczegółowo zabezpieczyć ich relacje, oszczędność na wzorcu może okazać się pozorna.
Przy prostej strukturze i ograniczonym budżecie wybierz S24. Gdy ważniejsza jest elastyczność umowy i ochrona wspólników, zapłać za indywidualną umowę u notariusza oraz profesjonalną analizę prawną.
Informacje dotyczące opłat i procedur mogą ulegać zmianom. Przed złożeniem wniosku sprawdź aktualne stawki w systemie S24, Portalu Rejestrów Sądowych oraz właściwych przepisach.
