Druki ścisłego zarachowania wciąż znajdują zastosowanie w wielu miejscach, między innymi w szkołach, biurach czy w uniwersytetach. Ich ewidencjonowanie podlega ścisłym zasadom, które powinny zostać zapisane w regulaminie konkretnej instytucji. Czym są druki ścisłego zarachowania i w jakich sytuacjach należy je stosować?
Dowody księgowe i wewnętrzne
Druki ścisłego zarachowania większości z nas kojarzą się z prowadzeniem księgowości, jednak znajdują one zastosowanie nie tylko w działach finansowych. Posiłkują się nimi również instytucje publiczne oraz firmy prywatne, które prowadzą ścisłą ewidencję na podstawie dokumentacji wewnętrznej. Druki muszą być ewidencjonowany w konkretny sposób, określony w regulaminie jednostki. Należy je odpowiednio przechowywać, a dostęp do nich mogą mieć jedynie osoby upoważnione. Przykłady druków ścisłego zarachowania to między innymi:
- arkusze spisu z natury,
- dokumenty kasowe,
- dokumenty magazynowe (WZ oraz RW).
Przepisy nie stanowią w sposób jednoznaczny, które druki powinny być uznane za dokumentację ścisłego zarachowania, dlatego tak ważne jest ustalenie tego we własnym zakresie, w regulaminach wewnętrznych firmy.
Jak prowadzić ewidencję druków ścisłego zarachowania?
Bardzo istotnym elementem prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania jest nadawanie im poszczególnych numerów. Uniemożliwia to ewentualne podmiany czy kradzieże dokumentów. Jednocześnie należy wyznaczyć pracowników, którzy odpowiedzialni będą za sporządzanie konkretnych druków oraz tych, którzy będą mieć do nich dostęp. W firmach powinien być wdrożony system funkcjonowania księgi druków ścisłego zarachowania. Powinna ona informować o tym, kiedy i jaki dokładnie druk został pobrany oraz jaki był cel tego działania. Musi być ona prowadzona na bieżąco.
Komputerowo czy manualnie, czyli jak prowadzić ewidencję?
Zdecydowana większość dokumentów firmowych ma obecnie postać elektroniczną. Ich ewidencja odbywa się więc poprzez specjalistyczne programy do prowadzenia firmy. Druki ścisłego zarachowania również można wystawiać w ten sposób, jednak w przypadku mniejszej ich ilości wciąż praktykowane jest manualne wypełnianie blankietów. Oferuje je między innymi drukarnia aria Warszawa https://drukarniaaria.pl/druki-%C5%9Bcis%C5%82ego-zarachowania-kody-kreskowe. Manualne wypełnianie druków ścisłego zarachowania to doskonałe rozwiązanie dla małych firm. Warto pamiętać, że zarówno w przypadku wersji elektronicznych, jak i wypisywanych odręcznie, przedsiębiorcę obowiązują dokładnie takie same zasady prowadzenia ewidencji, które powinny być zapisane w regulaminie zakładowym.
